Gabarits de relevés

Vous pouvez télécharger votre relevé en format délimité (CSV). Une fois ce téléchargement effectué, vous pourrez l’importer dans votre logiciel préféré.

Format CSV

Format du fichier CSV téléchargé

Pour chaque type de compte, les renseignements disponibles varient. Voici, pour chaque type de compte, les renseignements qui s’y rattachent.

Format des champs

Le tableau qui suit décrit le format des champs avec le type, la longueur, le nombre de décimales et une description du champ.

Notes spéciales :

• Les champs de type caractère (« C ») sont inclus entre guillemets (« );
• les champs de type numérique (« N ») ne sont pas inclus entre guillemets;
• les champs absents sont représentés par « »;
• le décimales sont délimitées par le point (.);
• le type de compte correspond à EOP, ES2, PR1, etc. ;
• le numéro séquentiel numérote les transactions pour une caisse, un folio, un compte et une date;
• l’ordre de tri ou la clé de tri est constitué des champs : caisse, folio, compte, date, séquence.

Exemple de transactions :

Gabarits à télécharger

Nous avons conçu des gabarits (modèles) dans lesquels vous pourrez importer votre premier téléchargement. Cela vous assurera d’avoir une bonne définition des données dans le logiciel de votre choix. Vous n’aurez donc pas à vous soucier de définir correctement la largeur des colonnes dans votre chiffrier ou encore le bon type de données dans votre base de données.
Parmi les logiciels acceptant ce format figurent les gabarits suivants :

• Microsoft Excel (XLS) et Lotus 1-2-3 (en format ZIP, 1 ko)
• Microsoft Access 2003 (MDB) (en format ZIP, 11 ko)
• Microsoft Access 97 (MDB) (en format ZIP, 32 ko)
• Borland dBase et autres logiciels compatibles (DBF) (en format ZIP, 1 ko)

Vous pouvez télécharger le gabarit de votre choix en cliquant sur le nom du logiciel que vous utilisez dans la liste précédente.
Comme nous désirons satisfaire vos besoins, nous vous demandons de nous communiquer le nom du logiciel que vous employez si ce dernier n’accepte pas les gabarits précédemment mentionnés.

Utilisation des gabarits

Vous devez télécharger le gabarit correspondant au logiciel que vous utilisez. Ensuite, vous devez télécharger votre relevé des opérations en format CSV.

Nous vous conseillons de toujours conserver une version précédente de votre document de travail. Pour ce faire, avant de commencer l’importation des données, faites une sauvegarde du fichier sous un autre nom. De cette façon, si une erreur est commise, vous n’aurez pas perdu toute votre information.

Lotus 1-2-3, voici comment procéder : (procédure détaillée)

1. Dans le menu ‘Fichier’, choisissez l’option ‘Ouvrir’.
2. Spécifiez le fichier CSV téléchargé contenant votre relevé.
3. Si vous ne voyez pas votre fichier CSV, indiquez *.* comme nom de fichier afin que Lotus vous affiche tous les fichiers peu importe l’extension de ceux-ci.
4. Assurez-vous que le type de fichier indique ‘TEXTE’.
5. Appuyez sur le bouton ‘OUVRIR’ afin que l’assistant d’importation s’active.
6. À chaque délimiteur il y a une nouvelle colonne.
7. Le type de données doit être ‘délimité’.
8. Appuyez sur le bouton ‘OK’
9. Sélectionnez toutes les données (des colonnes A à N) et faites ‘Copier’.
10. Ouvrez le gabarit.
11. Positionnez-vous après la dernière ligne dans la colonne A.
12. Faites ‘Coller’.
13. Sauvegardez le gabarit.

Microsoft Excel, voici comment procéder : (procédure détaillée)

1. Dans le menu ‘Données’, choisissez l’option ‘Données externes / Importer des données.
2. Spécifiez le fichier CSV téléchargé contenant votre relevé.
3. Si vous ne voyez pas votre fichier CSV, indiquez *.* comme nom de fichier afin qu’Excel vous affiche tous les fichiers peu importe l’extension de ceux-ci.
4. Appuyez sur le bouton ‘OUVRIR’ afin que l’assistant d’importation s’active.
5. Le type de données doit être ‘délimité’.
6. Appuyez sur le bouton ‘SUIVANT’
7. Le délimiteur doit être la virgule et l’indicateur de texte doit être le guillemet.
8. Il n’est pas nécessaire de modifier le format des colonnes.
9. Appuyez sur le bouton ‘FIN’
10. Sélectionnez toutes les données (des colonnes A à N) et faites ‘Copier’.
11. Ouvrez le gabarit.
12. Positionnez-vous après la dernière ligne dans la colonne A.
13. Faites ‘Coller’.
14. Sauvegardez le gabarit.

Microsoft Access, voici comment procéder : (procédure détaillée)

1. Ouvrez le gabarit.
2. Dans le menu ‘Fichier’, choisissez l’option ‘Données externes’ et ‘importer’.
3. Spécifiez le nom du fichier CSV téléchargé.
4. Si vous ne voyez pas votre fichier CSV, indiquez *.* comme nom de fichier afin qu’Access vous affiche tous les fichiers peu importe l’extension de ceux-ci.
5. Le type de fichier spécifié doit être ‘TEXTE’.
6. Appuyez sur le bouton ‘IMPORTER’ afin que l’assistant d’importation s’active.
7. Le format de données doit être réglé à ‘délimité’.
8. Appuyez sur le bouton ‘SUIVANT’
9. Le délimiteur de champs doit être la virgule.
10. Le délimiteur de texte doit être le guillemet.
11. Appuyez sur le bouton ‘AVANCÉ’
12. Le point comme symbole décimal
13. Appuyez sur le bouton ‘OK’
14. Appuyez sur le bouton ‘SUIVANT’
15. Les données seront stockées dans une table existante nommée ‘Transactions’.
16. Appuyez sur le bouton ‘SUIVANT’
17. Confirmer l’importation des données en appuyant sur ‘TERMINER’

Notes au sujet d’Access :

• Une requête nommée ‘Liste opérations’ permet de voir vos opérations triées correctement selon les clés de tri appropriées.
• Une autre requête nommée ‘Opérations par compte’ vous permet de nommer le compte pour lequel vous voulez voir la liste des opérations.
• Un état (rapport) nommé ‘Liste opérations’ vous permet d’obtenir un rapport prêt pour l’impression.

Borland dBase et autres logiciels compatibles

• L’utilisation des gabarits avec ces logiciels varie beaucoup.
• Vous ne pouvez utiliser directement les facilités d’importation de dBase car la commande APPEND FROM ne fonctionne pas correctement avec un fichier CSV.
• Vous pouvez écrire un programme dBase qui fera la lecture avec FREAD() et qui après avoir extrait chaque champ, insérera un enregistrement avec APPEND BLANK et y initialisera l’ensemble des champs.
• Soyez certain d’être en mode de date avec siècles (set century on).